Správce osobních údajů

Věříme, že je lepší dělat jednu činnost co nejlépe než více činností průměrně. Avšak i při velice úzké specializaci se dostáváme do pozice správce i zpracovatele osobních údajů.

S případnými dotazy a připomínkami se můžete obracet na:
NAZEV FIRMY (IČ: 123456789)
Adresa
PSČ Město

Seznam zpracovávaných osobních údajů z pozice správce

Mzdová agenda

Abychom splnili zákonné požadavky a mohli plnit své závazky vůči zaměstnancům, udržujeme o nich po dobu 30 let následující údaje: jméno, příjmení, titul, rodné číslo, datum a místo narození, trvalé bydliště, rodinný stav, zdravotní pojišťovnu, předchozí vzdělání a zaměstnání, brannou povinnost, soukromé kontaktní údaje (telefon, e-mail), číslo bankovního účtu, údaje o pracovní době (nemoci, dovolené, odpracované hodiny), mzdové údaje, potvrzení o zdravotním stavu, údaje potřebná pro daňová přiznání (potvrzení od banky o úrocích zaplacených na hypotéce, počet nezaopatřených dětí včetně jejich jména, příjmení a rodného čísla, osobní údaje o manželovi/manželce/partnerovi/partnerce včetně jména, příjmení, rodného čísla, výše úroků z úvěrů na bydlení, penzijní, údaje o příspěvcích poskytovaných do systému životního a důchodového pojištění včetně smluvních podmínek konkrétních produktů údaje o poskytnutých darech, údaje o úrocích poskytovaných na bytové potřeby včetně smluvních podmínek a zákonem požadovaných údajů o bytové potřebě), druh pobíraného důchodu, kategorie zdravotního znevýhodnění, příslušnost k systému sociálního pojištění jiného státu, údaje o srážkách ze mzdy včetně údajů o probíhajících exekučních řízeních, pracovní pozice, jakož i všechny ostatní osobní údaje nezbytné pro vedení mzdového účetnictví a plnění povinností založených obecně závaznými právními předpisy a všechny ostatní údaje nezbytné pro uplatňování slev na dani a odpočtů od základu daně zaměstnanců .

Část údajů získáváme přímo od zaměstnanců při uzavírání smlouvy (např. jméno, příjmení) a další část vzniká během našeho vztahu (např. údaje o pracovní době a mzdové údaje). O změnách ve svých údajích nás informují Kolegové.

K těmto OÚ má přístup pouze omezený počet osob: jednatelé, asistentka, účetní a mzdová účetní. Mimo společnost je zpřístupňujeme pouze externí mzdové účetní, s níž máme uzavřenou samostatnou zpracovatelskou smlouvu, a v nezbytném rozsahu zdravotním pojišťovnám našich Kolegů a státním institucím (finanční úřad, městská správa sociálního zabezpečení).

Tyto OÚ se u nás ve firmě nachází v elektronické podobě v systému UČETNÍ SYSTÉM se šifrovanou databázovou jednotkou a v listinné podobě v zamykatelném kabinetu.

Reprezentace společnosti

Stejně jako uvnitř společnosti, tak i navenek (s odběrateli, dodavateli) se snažíme mít vřelé a upřímné vztahy. Věříme, že když ostatní strany ví, s kým komunikují, je spolupráce efektivnější a rychleji vzniká důvěra. Z tohoto důvodu v „oprávněném zájmu společnosti“ zpracováváme o svých Kolezích následující OÚ, které od nich získáme: jméno, příjmení, fotografie, pracovní pozice, firemní telefonní číslo, firemní e-mailová adresa, certifikace, pracovní úspěchy .

Tyto osobní údaje používají kolegové při e-mailové komunikaci a společnost je používá na webových stránkách a marketingových, reklamních i prodejních materiálech .

Osobní údaje se nachází na následujících místech:

E-mailové zprávy – poskytovatel Seznam.cz – obsahuje všechny výše uvedené OÚ.
Informační systémy – Existují někde? Třeba přihlášení do počítače? – obsahuje jméno a příjmení jako přihlašovací údaje.
Z povahy těchto osobních údajů dochází k jejich sdílení s třetími stranami.

Osobní údaje udržujeme po dobu pracovního poměru kolegy se společností. Po jejím ukončení dochází bez zbytečného odkladu k deaktivaci a ukončení sdílení těchto osobních údajů. Do 1 roku od ukončení pak dojde i k jejich smazání u nás ve společnosti.

Záznam pracovní aktivity

Pro transparentnost a dobré vztahy se zákazníky naší společnosti pořizujeme záznamy o naší práci ( oprávněný zájem společnosti, záznam o docházce a procedurách zákazníků ). Na základě těchto záznamů následně svým zákazníkům fakturujeme.

Záznamy obsahují: jméno a příjmení osoby vykonávající obsluhu, popis procedury (co, jak a kde), a případně jméno osoby (zákazník nebo jeho zástupce), která na proceduru dorazila nebo se objednala.

Tyto údaje získáváme přímo od kolegů samotných, nebo je o sobě pořizují navzájem (např. někdo zapisuje do informační systému hromadný úkon, na kterým se podílel s ostatními).

Jelikož jsou záznamy přílohou k daňovým dokladům (pro doložení účelnosti nákladů pro finanční úřad) a naše firma je plátcem DPH, musíme je uchovávat po dobu 10 let.

Interně má k těmto OÚ přístup každý z Kolegů (z důvodu vzájemného zastupování a dohledávání minulých servisních zásahů).

Tyto OÚ ve formě záznamů sdílíme se zákazníky, když si o ně zažádají. Zákazník se zavazujeme k tomu, aby poskytnuté OÚ řádně zabezpečili (dle platných předpisů ohledně ochrany osobních údajů).

OÚ se nachází ve firemním úložišti (kde pokud vůbec), informačním systému XXX a e-mailech. Všechny systémy vyžadují pro přístup uživatelské jméno, heslo a druhý faktor. Komunikace je proti odposlechu během přenosu chráněna šifrováním.

Informace pro obchodní styk

Abychom mohli provozovat obchodní aktivitu a plnit zároveň povinnosti zákona o účetnictví, musíme o našich obchodních partnerech evidovat: jméno, adresu společnosti, IČ, DIČ, kontaktní osoby, číslo bankovního účtu, informace o poskytnutých/objednaných službách a zboží, platební schopnost .

Tyto údaje udržujeme po dobu 10 let a získáváme je přímo od subjektu údajů, z bankovních výpisů, obchodního rejstříku, registru plátců DPH, finančního úřadu .

Tyto OÚ se nachází různě v IS UČETNÍ SYSTÉM (JAKÝ), mailovém serveru SEZNAM.CZ a papírové podobě. I když se jedná převážně o veřejné údaje, tak pro IS UČETNÍ SYSTÉM i SEZNAM.CZ používáme šifrování a papírovou podobu uchováváme v zamčeném kabinetu a přístup k nim je omezen pouze pro jednatele, administrativní pracovníky a účetní společnosti, a kromě zákonných povinností je nezpřístupňujeme třetím stranám.

Kontaktní údaje na zákazníky

Během poskytování služeb jsme v kontaktu se zákazníky. V oprávněném zájmu společnosti a za účelem plnění smluv zpracováváme následující osobní údaje: jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa.

Hlavním důvodem zpracovávání OÚ těchto osob je, abychom s nimi mohli komunikovat za účelem plnění jejich požadavků nebo našich závazků vůči nim. Osobní údaje nám poskytují dobrovolně.

Tyto údaje sdílíme v rámci naší společnosti a předáváme je pouze:

obchodním partnerům, kteří se podílejí na vedení účetnictví a výkaznictví,
subdodavatelům, s nimiž spolupracujeme na našich zakázkách,
níže uvedeným „partnerům“.
Samozřejmě máme také povinnost vyplývající ze zvláštních právních předpisů předat požadované údaje soudům, policii a dalším orgánům veřejné správy.

OÚ se nachází v SEZNAM.CZ, firemních počítačích a mobilních telefonech. Pro případ krádeže/ztráty mobilního telefonu jsou OÚ chráněna šifrováním a obsah telefonu je možné vzdáleně vymazat. Firemní počítače nejsou přenosné a jejich obsah je také chráněn šifrováním. NA TENHLE ODSTAVEC SE PROSIM ZAMERTE, ZDA TO TAK JE, POKUD NE JE POTREBA TO ZAJISTIT

Posílání nových článků

Čtenáři, kterým se líbí náš blog https://www.zapperaa.cz/, se mohou přihlásit k odběru upozornění na nový článek. Abychom jim mohli tato upozornění zasílat,nechávají nám na sebe sami svoue-mailovou adresu. Tyto OÚ dále s nikým nesdílíme a nepoužíváme je k jinému účelu než posílání upozornění. V každém e-mailu, který pošleme, je zároveň i odkaz na odstranění svého e-mailu z daného seznamu. Když se čtenář rozhodne dále nedostávat upozornění, je jeho e-mailová adresa ihned smazána ze systému. (POKUD TO NEKDY BUDETE POUZIVAT)

Seznam zpracovávaných osobních údajů z pozice zpracovatele

U našich zákazníků máme přístup k osobním údajům, jichž jsou správci, nebo zpracovatelé. Ke zpracování těchto údajů máme povinnost na základě smlouvy o správě sítě, kterou máme se zákazníky uzavřenou.

Poučení

Jako subjekt osobních údajů máte právo:

žádat o informace o kategoriích vašich zpracovávaných osobních údajů, účelu, době a povaze zpracování a o příjemcích vašich osobních údajů;
požádat o poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů;
požádat při naplnění podmínek stanovených relevantními právními předpisy, aby osobní údaje byly opraveny, doplněny nebo vymazány, případně jejich zpracování omezeno;
vznést námitku proti zpracovávání osobních údajů a právo podat stížnost u dozorového úřadu;
být informován o případech porušení zabezpečení osobních údajů a to tehdy, pokud je pravděpodobné, že daný případ porušení bude mít za následek vysoké riziko pro jeho práva a svobody;
na přenesení údajů;
kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním OÚ (Zde bychom vás chtěli upozornit, že některé OÚ, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služby, resp. ke splnění našich povinností, musíme zpracovávat i když svůj souhlas odvoláte. To proto, abychom vám mohli řádně poskytnout služby, na kterých jsme se domluvili, nebo protože nám to přikazuje zákon).
Pokud od vás obdržíme žádost týkající se osobních údajů, budeme vás informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu

Zákon nám povoluje zpracovávat osobní údaje bez souhlasu subjektu OÚ, ale pouze za účelem:

poskytnutí služby či produktu (při plnění povinností, které vyplývají buď přímo ze smlouvy, nebo i v situaci, kdy si spolu úkol odkývneme nebo si jako projev souhlasu potřeseme rukou – zákon to definuje jako „konkludentní využívání služby“)
splnění zákonných povinností , které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů;
ve veřejném zájmu (např. ověření a zajištění bezpečnosti námi poskytnutých služeb a výrobků);
zpracování, jež je nezbytné pro účely oprávněných zájmů (efekt pro zákazníka je vyšší než pro zpracovatele).
Dále můžeme zpracovávat OÚ i na základě souhlasu. To, za jakým účelem zpracováváme jaké konkrétní OÚ, je uvedeno výše v tomto dokumentu.

Proti zpracování údajů, které se vás týkají, máte také právo vznést námitku (dle čl. 21 GDPR).

Pro případ dotazů, nebo uplatnění vašich práv nám pošlete zprávu na adresu zapperaa@seznam.cz

Cookies

Pokud na naše stránky přidáte komentář, můžete povolit uložení jména, emailové adresy a webové stránky do cookies. Tímto způsobem se snažíme zvýšit váš komfort, když budete psát nový komentář už pak nebudete muset tyto údaje znovu vyplňovat. Tyto soubory cookies budou mít životnost jeden rok.

Pokud navštívíte naši přihlašovací stránku, nastavíme dočasné cookies pro ověření, zda váš prohlížeč přijímá soubory cookies. Tento soubor cookies neobsahuje žádná osobní data a při zavření prohlížeče se zruší.

Při přihlašování vám nastavíme také několik souborů cookies pro uložení vašich přihlašovacích údajů a pro nastavení zobrazení obrazovky. Přihlašovací soubory cookies mají životnost dva dny a cookies pro nastavení zobrazení mají životnost jeden rok. Pokud potvrdíte možnost „Zapamatovat si mě“, vaše přihlášení bude trvat dva týdny. Pokud se ze svého účtu odhlásíte, přihlašovací cookies budou odstraněny.

Pokud upravujete nebo publikujete článek, bude ve vašem prohlížeči uložen další cookie. Tento cookie neobsahuje žádná osobní data a jednoduše označuje ID příspěvku, který jste právě upravili. Jeho platnost vyprší po 1 dni.

Vložený obsah z dalších webů

Příspěvky na těchto stránkách mohou obsahovat vložený obsah (například videa, obrázky, články atd.). Vložený obsah z jiných webových stránek se chová stejným způsobem, jako kdyby návštěvník navštívil jiný web.

Tyto webové stránky mohou shromažďovat data o vás, používat soubory cookies, vkládat další sledování od třetích stran a sledovat vaši interakci s tímto vloženým obsahem, včetně sledování interakce s vloženým obsahem, pokud máte účet a jste přihlášeni na danou webovou stránku.

Kam posíláme vaše data?

Komentáře návštěvníků mohou být kontrolovány prostřednictvím automatizované služby detekce spamu, která může být umístěna v zahraničí.